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• Shoulditbeameeting
• Sitzungen abschaffen

Shoulditbeameeting 

Eine analytische und einfache Herangehensweise, um zu überprüfen, ob ein Meeting wirklich die richtige Form ist, um eine Entscheidung zu finden. Im Interesse daran, Energie, Kosten und Attention auf die wirklich wichtigen Punkte in der Arbeitswelt zu lenken – und manch ein unnötiges Meeting zu vermeiden! 

Sitzungen abschaffen

Es ist eine tägliche Herausforderung, Sinnhaftigkeit und Zweckerfüllung von Sitzungen kritisch zu überprüfen. Allzuviele Meetings finden statt, weil sie geplant wurden, und nicht, weil sie notwendig sind. 

NZZ Am Sonntag, 21. Juli 2024, Geld&Geist:

Die meisten Sitzungen sind überflüssig. Schaffen wir sie einfach ab!

Nicole Kopp 
Fast in jedem Unternehmen beklagt man sich über Meetings. Die scheinbare Notwendigkeit, sich ständig auszutauschen und abzusprechen, führt zu einer gewaltigen Last an Sitzungen: Die Anzahl der Meetings pro Person hat seit Beginn der Pandemie um 150 Prozent zugenommen, so Studien von Microsoft. Ein Wissensarbeiter verbringt im Schnitt 35 bis 50 Prozent seiner Zeit damit. Diese Echtzeitkollaboration hat gewichtige Nachteile. Sie kostet Zeit, Geld, Fokus und Effizienz: 71 Prozent der Führungskräfte finden Meetings unproduktiv und ineffizient, und 65 Prozent sagen, dass Meetings sie von der Erledigung ihrer Arbeit abhielten, so eine Studie von Leslie Perlow, Professorin an der Harvard Business School. Es braucht daher dringend andere Formen der Zusammenarbeit.

Zusammenarbeit bedingt, miteinander zu kommunizieren. Unser Gehirn verarbeitet Informationen je nach Kommunikationsart unterschiedlich schnell. Studien zeigen: Wir lesen etwa viermal schneller, als wir schreiben. Und wir sprechen etwa doppelt so schnell, wie wir zuhören und verstehen. Das bedeutet, dass synchrone, also zeitgleiche Kommunikation relativ langsam ist. Die asynchrone, zeitversetzte Kommunikation, bei der wir schreiben und lesen, ist schneller. Konkret heisst das: Wenn Meetings für die mündliche Übermittlung von Informationen eingesetzt werden, ist das viermal langsamer, als wenn die Beteiligten die Informationen lesen. Dieses Wissen scheint noch lange nicht in allen Köpfen angekommen zu sein, denn die meisten Wissensarbeitenden kennen das Gefühl, in einem Meeting zu sitzen, das auch eine E-Mail hätte sein können. Doch das ist kein Plädoyer für noch mehr E-Mails! Sondern ein Aufruf zu mehr asynchronem Arbeiten.

Asynchrones Arbeiten bedeutet, dass man zeitlich unabhängig voneinander in Einzelarbeit einen wertvollen Beitrag für das Ganze leistet. Dies ist beispielsweise das Bearbeiten von Dokumenten, das Ergänzen von Ideen auf einem digitalen Ideen-Board oder das Programmieren eines Codes. Ist dieser Schritt getan, können andere das Geleistete anschauen, ergänzen oder kommentieren – ebenfalls asynchron. Natürlich braucht es immer mal wieder eine Synchronisation, in der alle zusammenkommen, um gemeinsam Entscheidungen zu treffen, Prioritäten zu setzen und die nächsten Aufgaben zu verteilen. Im Gegensatz zur gewohnten Arbeitsweise überwiegt aber die Einzelarbeit und damit die schriftliche Arbeit.

Diese Arbeitsweise hat viele Vorteile: Sie fördert die Selbständigkeit und Flexibilität, denn wenn der Sitzungsmarathon wegfällt, erledigen Menschen ihre Aufgaben, wann und wo es ihnen am besten in den Arbeitstag passt. Gleichzeitig wird der Fokus gestärkt, da man sich auf die Aufgaben konzentrieren kann, anstatt während Meetings Multitasking zu betreiben, wie es die meisten Menschen tun.

Asynchrone Arbeitsweisen vergrössern auch die Ideenvielfalt: In Meetings werden oft nur die lautesten Stimmen gehört, und introvertierten Personen fällt es schwer, in solchen Momenten ihre Ideen und Kommentare einzubringen. «Mir fällt erst nach der Sitzung ein, was ich zum Thema noch sagen möchte», erzählte mir ein Kunde, der sich als introvertiert bezeichnet. Doch lohnt sich diese Arbeitsweise wirklich? In einer Studie des Plattformanbieters Miro gaben 61 Prozent der Befragten an, dass asynchrones Arbeiten das Ausmass ihrer Erschöpfung senke. Denn das Arbeiten sei flexibler, weniger stressig, und es sei einfacher, Pausen zu machen.

Asynchrones Arbeiten verändert aber nicht nur die Anteile von Einzelarbeit und synchroner Zusammenarbeit: Ganz entscheidend verändert sich der Umgang mit Verantwortung und Transparenz. Jeder Einzelne ist dafür verantwortlich, sich die benötigten Informationen selbst zu beschaffen – es gibt eine Hol- statt eine Bringschuld. Und wenn der eigene Arbeitsschritt fertig ist, muss aktiv Feedback eingeholt werden. Dieser Arbeitsmodus klappt nur, wenn die digitale Infrastruktur im Unternehmen eine hohe Transparenz ermöglicht: Informationen und Dokumente müssen für alle auffindbar und zugänglich sein. Manche Unternehmen gehen so weit, dass alle Meetings aufgezeichnet werden und von allen asynchron angeschaut werden können. Je nach Präferenz auch in doppelter Abspielgeschwindigkeit oder in Ausschnitten.

Ich bin gespannt, wie lange es dauert, bis die Menschen in den Unternehmen nicht mehr unter den vielen Sitzungen stöhnen, sondern sie bejubeln. Weil sie äusserst sparsam und vor allem für Abstimmungen, Entscheidungen und zum Fördern der Verbundenheit genutzt werden. Bis es so weit ist, braucht es Mut zu neuen Formen der Zusammenarbeit. Und vor allem das Bewusstsein, dass Zeit unser kostbarstes Gut ist. Nutzen wir sie klug – mit asynchroner Zusammenarbeit.

Nicole Kopp ist Arbeits- und Organisationspsychologin und Mitgründerin der Beratungsfirma GoBeyond.

Aus dem E-Paper vom 21.07.2024